Una de les mancances que la
Generalitat de Catalunya ha detectat en els seus proveïdors TIC, en empreses catalanes, es la manca d'una metodologia d’implementació de les solucions i una manca de metodologia per l'oficina de gestió dels canvis.
Dintre dels projectes
SAP, un dels riscos més alts que poden provocar el fracàs de la implementació es una dolenta oficina de gestió del canvi i una manca de metodologia d’implementació.
Per aquests motius, avui, m’agradaria introduir, a aquells que la desconeixen, la metodologia
ASAP (Accelerated SAP) de
SAP AG per la realització de projectes. Tot i ser una metodologia de SAP, com podreu veure, pot ser aplicable per qualsevol projecte de qualsevol tecnologia.
Fases metodologia ASAPFase I: Preparació inicial del projecteEn aquesta fase es defineixen els objectius i l’abast del projecte. L’equip de projecte es familiaritzarà amb els fonaments del
SAP ERP i el mapa de procediments ASAP. Es revisa l'esquema de hardware necessari.
El projecte s’inicia oficialment amb una reunió de llançament en la qual hi participen tant l'equip de projecte, els consultors implementadors com totes aquelles persones de l'empresa que son claus per l’èxit del projecte.
Fase II: Mapa de processos de negoci (Business Blueprint)El propòsit d’aquesta fase, coneguda habitualment per Business Blueprint, es entendre els objectius de negoci del client i determinar els processos de negoci necessaris que han de permetre assolir els objectius marcats.
En les reunions executives es defineix l’estructura organitzativa i els processos de negoci a alt nivell.
En les reunions de treball de cada un dels processos de negoci, es defineixen els requeriments més detalladament amb els usuaris clau de cada un dels processos.
Les reunions executives i de treball son liderades pels consultors implementadors.
Per tal d’assegurar que els requeriments han sigut entesos correctament pels consultors, es presentarà als executius un ”Pla” del estat futur de l'estructura organitzativa i dels processos de negoci, en format escrit i en diagrama. Aquest “Pla” haurà de ser aprovat pels executius.
Fase III: RealitzacióEn aquesta fase l'equip de projecte de l'empresa s’entrenarà en
SAP per tal de familiaritzar-se en les eines, les ajudes, la interfase d’usuari i els processos de negoci de
SAP.
L’equip de consultors implementadors configuren els processos de negoci en SAP definits en el “Pla” aprovat. El sistema configurat haurà de representar l’estructura organitzativa de l'empresa, el catàleg de dades mestres i haurà de suportar un flux totalment integrat dels processos del sistema. Una revisió dels processos de negoci de l'empresa amb l’equip de projecte i els usuaris clau de cada un dels processos permetrà confirmar el “Pla” aprovat i fer les correccions pertinents.
Paral•lelament, en aquesta fase es desenvolupen i proven els programes de interfase i conversió per migrar les dades del antic sistema a
SAP. També es desenvolupen i proven els llistats i programes específics que necessiti l'empresa i que no existeixen a
SAP.
Al finalitzar la fase, els usuaris clau de cada un dels processos de negoci haurien d’haver validat tots els escenaris de prova dels processos que son responsables.
Fase IV: Preparació FinalEl propòsit d’aquesta fase es acabar les proves finals del sistema, entrenar als usuaris finals, i preparar el sistema i les dades del entorn de producció.
Les proves finals del sistema consisteixen en: provar els procediments i programes de conversió, provar els programes de interfase als sistemes actuals, realitzar proves de volum i estrés i les proves d’acceptació del usuari final.
Els usuaris finals son formats pels usuaris claus dels processos. Aquest mètode facilita que els usuaris finals acceptin millor la nova solució i també construeix la base de coneixement pel suport propi i millores futures del sistema.
En aquesta fase també es crea un estratègia per la Arrancada.
L’últim pas de la fase es aprovar el sistema i verificar que tota la organització esta preparada per començar anar a treballar en l’entorn de producció de
SAP ERP.
Fase V: Arrancada productiu i suportImmediatament després de la Arrancada, el sistema haurà de ser revisat i ajustat per assegurar que l’entorn de negoci esta completament suportat. Es realitzaran entrevistes informals als usuaris per verificar que les seves necessitats han estat satisfetes.
ConclusionsLa
metodologia ASAP accelera les implementacions de
SAP, es molt completa i precisa pel que fa als documents entregables de cada fase i de les aprovacions dels processos i el “Pla”. Tot i que la metodologia sembli enfocada a la implementació del sistema
SAP ERP, es aplicable a qualsevol tipus de projecte. Cal que en funció de les dimensions del projecte i del client ajustem la metodologia ASAP per tal que aquesta ens sigui útil com a metodologia de treball però que no ens faci augmentar en excés el temps i el pressupost del projecte.
Si considereu que la
metodologia ASAP no s’ajusta al vostre tipus de tecnologia, al vostre tipus de client o de projectes, cal que busqueu una metodologia de treball que s’ajusti a les vostres necessitats. Potser en funció del tipus de projecte heu d’emprar una metodologia (
ASAP), una altre (
AGILE) o qualsevol altre. La qualitat del vostre treball es veurà notablement augmentada si seguiu una metodologia.
Fonts:
SAP,
Barcas Consultores
